ACC ĐẮK LẮK

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh là gì? Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh được gọi là “Import and Export Documentation” hoặc “Shipping Documents”. Việc hiểu rõ các loại chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch. Cùng ACC Đắk Lắk tìm hiểu chi tiết về bộ chứng từ này qua bài viết dưới đây.

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tiếng anh là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu trong tiếng Anh gọi là “Import and Export Documents” hoặc “Shipping Documents”. Đây là tập hợp các tài liệu quan trọng giúp quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan như người xuất khẩu, nhập khẩu, hãng tàu, ngân hàng, cơ quan hải quan, v.v.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường bao gồm các giấy tờ sau:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract) – Thỏa thuận giữa người bán và người mua về điều kiện giao dịch.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa để tính thuế và thanh toán.
• Phiếu đóng gói (Packing List) – Thông tin chi tiết về số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói hàng hóa.
• Vận đơn (Bill of Lading – B/L) hoặc vận đơn hàng không (Airway Bill – AWB) – Chứng từ do hãng vận chuyển phát hành để xác nhận lô hàng đã được nhận và vận chuyển.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) – Xác nhận nguồn gốc hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế quan nếu có.
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q), Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) – Đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và kiểm dịch theo yêu cầu.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration) – Hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan để khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Chứng từ thanh toán (Payment Documents) – Thường là L/C (Letter of Credit), ủy nhiệm chi (Remittance Advice) hoặc các phương thức thanh toán khác.
• Chứng nhận bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate) – Nếu có mua bảo hiểm cho lô hàng.

Tại Việt Nam, bộ chứng từ xuất nhập khẩu được quy định trong các văn bản pháp luật như:

• Luật Hải quan 2014, Điều 24 về hồ sơ hải quan.
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP, quy định chi tiết về thủ tục hải quan.
• Thông tư 39/2018/TT-BTC, hướng dẫn về hồ sơ hải quan và chứng từ điện tử.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông quan, thanh toán và giải quyết tranh chấp thương mại quốc tế. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các loại chứng từ để tránh rủi ro pháp lý và tài chính.

2. Các thuật ngữ liên quan trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu 

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, có nhiều thuật ngữ chuyên ngành quan trọng mà doanh nghiệp cần hiểu rõ để thực hiện giao dịch thuận lợi. Dưới đây là một số thuật ngữ phổ biến:

– Thuật ngữ về hợp đồng và hóa đơn:

• Sales Contract – Hợp đồng thương mại, thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về điều kiện giao dịch.
• Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại, thể hiện giá trị hàng hóa để tính thuế và thanh toán.
• Proforma Invoice – Hóa đơn chiếu lệ, được phát hành trước để bên mua xem xét và xác nhận đơn hàng.
• Packing List – Phiếu đóng gói, liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói hàng hóa.

– Thuật ngữ về vận chuyển:

• Bill of Lading (B/L) – Vận đơn đường biển, chứng từ do hãng tàu phát hành xác nhận hàng đã được nhận để vận chuyển.
• Airway Bill (AWB) – Vận đơn hàng không, chứng từ tương tự B/L nhưng áp dụng cho vận tải hàng không.
• Sea Waybill – Giấy gửi hàng đường biển, không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa như B/L mà chỉ có chức năng vận chuyển.
• Freight Collect/Freight Prepaid – Cước phí thu sau/cước phí trả trước, thể hiện người chịu trách nhiệm thanh toán phí vận chuyển.

– Thuật ngữ về chứng từ hải quan và xuất xứ:

• Customs Declaration – Tờ khai hải quan, tài liệu bắt buộc khi làm thủ tục thông quan hàng hóa.
• Certificate of Origin (C/O) – Giấy chứng nhận xuất xứ, xác nhận nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan nếu có.
• Import License/Export License – Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu, yêu cầu đối với một số mặt hàng đặc biệt.

– Thuật ngữ về kiểm định và bảo hiểm:

• Certificate of Quality (C/Q) – Giấy chứng nhận chất lượng, xác nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn quy định.
• Phytosanitary Certificate – Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, bắt buộc với hàng hóa có nguồn gốc thực vật.
• Insurance Certificate – Chứng nhận bảo hiểm hàng hóa, bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

– Thuật ngữ về thanh toán quốc tế:

• Letter of Credit (L/C) – Thư tín dụng, cam kết thanh toán từ ngân hàng cho người bán khi đáp ứng đủ điều kiện hợp đồng.
• T/T (Telegraphic Transfer) – Chuyển tiền điện tử, phương thức thanh toán quốc tế phổ biến.
• D/P (Documents against Payment) – Nhờ thu kèm chứng từ, ngân hàng chỉ giao chứng từ khi người mua thanh toán đủ số tiền hàng.
• D/A (Documents against Acceptance) – Nhờ thu chấp nhận chứng từ, người mua nhận chứng từ trước và thanh toán vào ngày đáo hạn quy định.

Việc hiểu rõ các thuật ngữ này giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn trong giao dịch và đảm bảo thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hiệu quả.

>>> Xem thêm bài viết Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu theo quy định mới tại đây

3. Lưu ý khi chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu\

Việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng giúp quá trình thông quan và thanh toán diễn ra thuận lợi. Dưới đây là những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ:

– Đảm bảo tính chính xác của thông tin:

• Các thông tin trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading) và các chứng từ khác phải trùng khớp nhau về số lượng, trọng lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng.
• Tên hàng hóa, mã HS, xuất xứ phải được ghi rõ ràng, đúng quy định để tránh bị cơ quan hải quan yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
• Các con số quan trọng như số hợp đồng, số hóa đơn, số vận đơn phải chính xác và nhất quán giữa các chứng từ.

– Tuân thủ quy định của nước nhập khẩu và xuất khẩu:

• Kiểm tra trước yêu cầu về chứng nhận xuất xứ (C/O) để đảm bảo hưởng ưu đãi thuế quan nếu có.
• Một số thị trường yêu cầu chứng nhận chất lượng (C/Q), chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate), chứng nhận an toàn thực phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước để tránh chậm trễ.
• Đối với các mặt hàng thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt, cần xin giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu trước khi thực hiện giao dịch.

– Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ vận chuyển:

• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill) cần kiểm tra xem là vận đơn gốc hay bản sao, có được phát hành theo đúng yêu cầu hợp đồng không.
• Xác nhận điều kiện giao hàng (Incoterms: FOB, CIF, EXW, DAP, v.v.) để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm giữa các bên.
• Nếu hàng hóa có mua bảo hiểm, cần kiểm tra chứng nhận bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate) để đảm bảo quyền lợi trong trường hợp có tổn thất.

– Lưu ý về chứng từ thanh toán:

• Nếu thanh toán bằng L/C (Letter of Credit), cần đảm bảo bộ chứng từ đáp ứng đầy đủ điều kiện theo thư tín dụng để tránh bị ngân hàng từ chối thanh toán.
• Kiểm tra kỹ thời hạn hiệu lực của L/C, tránh trường hợp chứng từ được phát hành sau khi L/C đã hết hạn.
• Nếu sử dụng phương thức D/P (Documents against Payment) hoặc D/A (Documents against Acceptance), cần đảm bảo chứng từ gửi qua ngân hàng được xử lý đúng quy trình để tránh rủi ro thanh toán.

– Lưu trữ và kiểm tra bộ chứng từ:

• Mỗi bộ chứng từ cần được sao lưu đầy đủ dưới dạng bản cứng và bản mềm để dễ dàng đối chiếu khi cần.
• Kiểm tra kỹ các dấu, chữ ký và chứng nhận trên chứng từ trước khi gửi cho các bên liên quan.
• Đối với chứng từ điện tử, cần kiểm tra quy định của hải quan về việc nộp hồ sơ online hay bản giấy để tránh chậm trễ trong quá trình thông quan.

Việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi thông quan và thanh toán mà còn nâng cao uy tín trong giao dịch thương mại quốc tế.

>>> Xem thêm bài viết [Hướng Dẫn] Xuất khẩu cà phê sang Nhật Bản chi tiết tại đây.

4. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục trong việc chuẩn bị chứng từ

Việc chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Nếu có sai sót, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình thông quan, thanh toán hoặc vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục tương ứng.

• Sai lệch thông tin giữa các chứng từ: Thông tin trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và vận đơn (Bill of Lading) không trùng khớp về số lượng, đơn giá, trọng lượng, mã HS hoặc điều kiện giao hàng. Điều này có thể khiến hải quan nghi ngờ, yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ, thậm chí bị xử phạt.
• Sai thông tin trên vận đơn (Bill of Lading – B/L): Tên người nhận hàng, cảng đi/cảng đến, số lượng container hoặc kiện hàng bị sai. Lỗi này có thể khiến hàng hóa bị giao nhầm địa điểm hoặc người nhập khẩu không thể nhận hàng đúng thời gian.
• Sai sót về giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Thông tin trên C/O không trùng khớp với hóa đơn thương mại hoặc sai mẫu C/O ưu đãi theo hiệp định thương mại. Điều này có thể khiến hàng hóa không được hưởng ưu đãi thuế quan, làm tăng chi phí nhập khẩu.
• Sai sót trong chứng từ thanh toán (L/C, T/T, D/P, D/A): Bộ chứng từ không khớp với yêu cầu của thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) hoặc các phương thức thanh toán quốc tế khác, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc bị trì hoãn.
• Không chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo yêu cầu hải quan: Thiếu các giấy tờ quan trọng như giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate), chứng nhận chất lượng (C/Q) có thể khiến hàng bị giữ lại tại cảng hoặc bị xử phạt.

Để tránh sai sót khi chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp sau:

• Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin chứng từ: Đối chiếu các chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, C/O để đảm bảo thống nhất về số lượng, trọng lượng, mã HS và điều kiện giao hàng.
• Xác nhận bản nháp trước khi phát hành chính thức: Kiểm tra bản nháp vận đơn (B/L) để tránh sai sót về thông tin người nhận, cảng đi/cảng đến, số lượng container, điều kiện giao nhận.
• Sử dụng đúng mẫu chứng từ theo quy định: Xác minh yêu cầu của nước nhập khẩu về C/O, kiểm dịch, chứng nhận chất lượng để tránh sai sót hoặc bị từ chối thông quan.
• Tuân thủ điều khoản thanh toán quốc tế: Kiểm tra kỹ nội dung thư tín dụng (L/C), đảm bảo chứng từ đáp ứng đầy đủ yêu cầu của ngân hàng để tránh bị từ chối thanh toán.
• Áp dụng công nghệ và hệ thống quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập khẩu để giảm thiểu sai sót khi lập chứng từ và lưu trữ dữ liệu để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

Việc chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu chính xác và đầy đủ không chỉ giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi mà còn đảm bảo giao dịch thanh toán an toàn, tránh rủi ro và chi phí phát sinh. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng, tuân thủ đúng quy định và áp dụng các biện pháp quản lý hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu.

5. Các câu hỏi thường gặp

Vận đơn (Bill of Lading) có mấy loại?

Vận đơn có hai loại chính là vận đơn gốc (Original B/L) và vận đơn điện tử (Telex Release / Seaway B/L). Ngoài ra, còn có vận đơn theo lệnh (Negotiable B/L), vận đơn đích danh (Straight B/L) và vận đơn nội địa (House B/L & Master B/L).

Làm gì khi chứng từ xuất nhập khẩu bị sai sót?

Nếu phát hiện sai sót trước khi gửi chứng từ cho đối tác hoặc ngân hàng, cần lập tức liên hệ với đơn vị phát hành để chỉnh sửa. Nếu chứng từ đã gửi đi, có thể làm thủ tục sửa đổi (Amendment) theo quy trình của từng loại chứng từ.

Tờ khai hải quan có thể sửa đổi sau khi nộp không?

Tùy vào quy định của từng quốc gia, tờ khai hải quan có thể sửa đổi trong một số trường hợp nhất định. Nếu cần chỉnh sửa, doanh nghiệp phải nộp đơn đề nghị sửa đổi kèm theo lý do và chứng từ bổ sung theo yêu cầu của hải quan.

Bài viết trên đã giải đáp được câu hỏi Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tiếng anh là gì? cũng như những quy định về bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Nếu cần tư vấn về xuất nhập khẩu hãy liên hệ ACC Đắk Lắk  ngay hôm nay để được hỗ trợ nhanh chóng!